Sehr geehrte Mitglieder und Freunde des JE Familienchores-Eschersheim,
mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25.5.2018 sind wir verpflichtet, über Art und Umfang der Datenspeicherung bei uns, sowie über die Verwendung der Daten zu informieren.
Der JE Familienchor-Eschersheim speichert die Daten seiner Mitglieder in einem DV-System ausschließlich zur Unterstützung der Vereinszwecke und zur Mitgliederbetreuung. Zu einem großen Teil sind Sie schon sehr lange Mitglied im Chor und haben seinerzeit der Anlage Ihrer Daten mehr oder weniger formlos zugestimmt. Wir gehen davon aus, dass Sie dem Chor auch in Zukunft verbunden bleiben wollen und wir Ihre Daten auch weiterhin in der bisherigen Art und Weise verwenden dürfen.
Über die typischen Kontaktdaten hinaus haben wir nur das Eintrittsdatum und das Geburtsdatum gespeichert, sofern Sie uns dieses seinerzeit angegeben haben. Auch bei Fördermitgliedern möchten
wir es gerne weiterhin nutzen und Ihnen Geburtstagsgrüße senden.
Von allen Mitgliedern speichern wir die Zahlungen ausschließlich des laufenden Jahres um einen adäquaten Überblick zu haben. Diese Daten werden automatisch mit Beginn eines neuen Jahres gelöscht und durch die aktuellen ersetzt. Von singenden Mitgliedern wird lediglich die Stimmgruppe zusätzlich gespeichert.
Zu früheren Zeiten ggfs. erhobene Daten zur Staats- und Religionszugehörigkeit aktiver Mitglieder dienen nicht dem unmittelbaren Vereinsziel und wurden daher bereits gelöscht. Daten ausscheidender Mitglieder werden umgehend ebenfalls rückstandslos aus dem System entfernt. Über die Mitglieder hinaus halten wir lediglich die Kontaktdaten einiger befreundeter Vereine vor, damit wir uns gegenseitig informieren können. Diese Kontaktdaten sind im Normalfall die von natürlichen Personen und deren Funktion, die für den Verein stehen.
Die Datenspeicherung selbst erfolgt lokal seit vielen Jahren in einer eigenerstellten Microsoft-Access-Datenbank auf einem lokalen PC-System. Die Datenbank und alle dazugehörigen Datensicherungen haben keine unmittelbare Verbindung ins Internet oder zu einem Cloud-System und werden in keiner Weise weitergegeben. Lediglich Auswertungen in Listen- oder Tabellenform werden bei Bedarf aus der Datenbank ausgegeben und dann mit der erforderlichen Sorgfalt und Vertraulichkeit innerhalb des Vorstands zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes und auch nur von den damit betrauten Personen genutzt.
Wir haben Sie ebenfalls darüber zu informieren, dass Sie jederzeit und ohne Begründung Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen können. Dazu reicht ein formloses Auskunftsersuchen.
Weiterhin können Sie jederzeit der elektronischen Speicherung einzelner (z.B. Geburtsdatum) oder auch aller Daten widersprechen. Wir bitten um Verständnis, dass dies im letztgenannten Fall jedoch
zu einer Beendigung der Mitgliedschaft führen muss, da wir keine papiergebundene Datenhaltung vornehmen können. Der administrative Aufwand dafür wäre unverhältnismäßig und nicht
zeitgemäß.
Liebe Mitglieder, liebe Freunde,
dies waren für einen Chorrundbrief ungewohnte Töne. Aber Sie haben die Aufregung zum Thema sicher zur Genüge mitverfolgen können. Wir hoffen, dass wir unserer Informationspflicht in ausreichendem Maß nachgekommen sind und Sie uns auch unter der Ägide der DSGVO weiterhin die Treue halten.
Ihr JE Familienchor-Eschersheim
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